.jpg)
.jpg)
.jpg)
Huishoudelijk reglement
Verwijzing in de statuten : Artikel 13§ 6. ‘De raad van bestuur vaardigt alle huishoudelijke reglementen uit die hij nodig oordeelt’.
Het huishoudelijk reglement werd opgemaakt door de vzw Bedrijvenpark Kortrijk-Noord, gevestigd te 8520 Kuurne, Marktplein 9, en waarvan de statuten verschenen in het Belgisch Staatsblad van 24/10/2011, onder het nummer 0840.158.273
Dit reglement, goedgekeurd tijdens de raad van bestuur van 22/08/2011, bevat regels en bepalingen die moeten helpen om de werking van de vzw Bedrijvenpark Kortrijk-Noord in goede banen te leiden. Deze regels en bepalingen mogen niet strijdig zijn met de bindende voorschriften van de wet of van de statuten van de vzw Bedrijvenpark Kortrijk-Noord.
1 Doel
De vzw Bedrijvenpark Kortrijk-Noord wil meerwaarde creëren door samenwerking tussen bedrijven op het Bedrijvenpark Kortrijk-Noord te stimuleren.
2 Missie
1. People : het bedrijvenpark wordt een aangename plaats om te werken, zowel voor medewerkers, klanten en leveranciers.
2. Planet : de impact van de bedrijven op het milieu verminderen.
3. Profit : door samen te werken, kosten doen dalen en omzet doen stijgen.
4. Aantrekkelijk : de aantrekkelijkheid van het Bedrijvenpark Kortrijk-Noord verhogen.
5. Netwerken : bedrijven op Kortrijk-Noord leren elkaar kennen, houden elkaar op de hoogte van strategische informatie en werken samen.
6. Slagkrachtig : bedrijven spreken met één stem met diverse overheden om de belangen van alle bedrijven op Kortrijk-Noord te verdedigen.
3 Interne taakverdeling
De Raad van Bestuur wordt samengesteld uit de leden van de vzw Bedrijvenpark Kortrijk-Noord. Hierbij wordt telkens een spreiding in grootte van bedrijven nagestreefd. Per bedrijf kan maximaal één persoon lid zijn van de Raad van Bestuur.
De Raad van Bestuur zal bestaan uit minimaal 5, maximaal 12 bestuurders. De bestuurders moeten deel uitmaken van de Algemene Vergadering. Het aantal bestuurders zal altijd lager zijn dan het aantal leden van de vzw.
Binnen de Raad van Bestuur worden de volgende mandaten verdeeld :
• een voorzitter
• twee ondervoorzitters
• een penningmeester
• een secretaris
Het dagelijks beheer van de vzw wordt uitbesteed aan de parkmanager. Deze parkmanager wordt gekozen na een oproep onder mogelijke kandidaten. Hij/zij werkt zelfstandig en brengt verslag uit aan de Raad van Bestuur. De samenwerking is jaarlijks herzienbaar en wordt contractueel vastgelegd.
Taakomschrijving diverse mandaten:
• de voorzitter
o voorzitten van de raad van bestuur en algemene vergadering
o voorbereiden en vastleggen van de agenda’s van Raad van Bestuur en Algemene Vergadering (ism met de parkmanager)
• de ondervoorzitters
o de plaatsvervangers van de voorzitter, indien deze, om welke reden dan ook, zijn taak niet kan vervullen.
o Bij ontslag van de penningmeester wordt een ondervoorzitter automatisch tijdelijke penningmeester tot de volgende algemene vergadering.
• de penningmeester
o het voeren van de financiële administratie en beheren van de gelden van de vereniging, zoals een goede huisvader.
o het innen van de lidgelden, donaties en andere vorderingen
o het innen van inkomsten van activiteiten
o het verrichten van de nodige betalingen
o debiteurenbeheer
o de belastingaangifte van de vzw
o wekt bij de leden van de Raad van Bestuur interesse op voor de financiële toestand
o bereidt de begroting voor en bezorgt deze aan de bestuurders.
o toetst, minimaal eenmaal per jaar, de status van de boekhouding (inkomsten en uitgaven) aan de begroting
o formuleert voorstellen i.v.m. alle financiële aspecten van de vereniging
o het verstrekken van alle gegevens m.b.t. de boekhouding van de vzw (intern en extern)
o het opstellen van de begroting en het financiële jaarverslag
o het uitbetalen van vergoedingen. Vergoedingen kunnen uitbetaald worden mits goedkeuring van het bestuur en mits deze dienen om de vzw ten goede te komen.
o slechts in uitzonderlijke gevallen kunnen vergoedingen uitbetaald worden zonder een schriftelijk bewijs hiervan.
• de secretaris
o notuleren bij raad van bestuur en algemene vergadering
o doet de besluiten, genomen in statutaire organen, uitvoeren
o zorgt voor de in- en externe correspondentie van de vereniging.
o verantwoordelijk voor de ledenadministratie
• de parkmanager
o voorbereiden en vastleggen van de agenda’s van Raad van Bestuur en Algemene Vergadering (ism met de voorzitter)
o woordvoerder, aanspreekpunt voor de pers
o verbindingspersoon tussen de leden, de vzw en de besturen van de Gemeente Kuurne en de Stad Kortrijk
o stelt de leden tijdig in kennis van te houden vergaderingen en activiteiten.
o rapportering verzorgen van raad van bestuur en algemene vergadering naar de leden en andere stakeholders, zoals de pers
o up to date houden van de website www.kortrijk-noord.be
o onderhouden van sociale media (LinkedIn, Twitter, …)
o assisteren van de secretaris en de penningmeester bij het uitvoeren van hun taken
4 Volmachten
De Raad van Bestuur geeft volmacht aan personen om bepaalde taken uit te voeren, bestellingen te plaatsen, contracten te ondertekenen, betalingen uit te voeren, … Uit onderstaande tabel blijkt wie welke rechten heeft :
Bestellingen & betalingen > €2500
Min. 2 van onderstaande personen
Voorzitter
De ondervoorzitters
Penningmeester
Secretaris
Bestellingen & betalingen < € 2500
Min. 2 van onderstaande personen
Voorzitter
De ondervoorzitters
Penningmeester
Secretaris
Parkmanager
5 Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de realisatie van de missie. Hierbij gaat men na of en in hoeverre de strategische doelstellingen worden gerealiseerd. Indien nodig worden extra acties of operationele doelstellingen geformuleerd. De Raad van Bestuur stelt indien nodig één bestuurder aan die verantwoordelijk zal zijn voor het samenstellen van een werkgroep, die de operationele doelstelling kan realiseren en voorziet de nodige werkingsmiddelen. De werkgroepen worden samengesteld uit de leden van de vzw. Deze leden zorgen voor de operationele uitvoeringen van de acties. Het aantal en de doelstelling van werkgroepen is vrij te bepalen.
De Raad van Bestuur is het aanspreekpunt van de gemeente Kuurne, de Stad Kortrijk en andere overheden met betrekking tot aspecten van het bedrijvenpark die het merendeel van de bedrijven aangaan. De Raad van Bestuur zal de vragen van de overheid capteren en alle leden aanschrijven, mailen en de vraag van de overheid posten op de website, binnen 14 dagen van ontvangst van de vraag. De bedrijven krijgen 2 weken de tijd om hun standpunt schriftelijk kenbaar te maken. De Raad van Bestuur verzamelt alle informatie en is bevoegd om een synthese te maken en deze over te maken aan de desbetreffende overheid.
Alle beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen (= de helft + één, onthoudingen worden niet meegeteld). Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of zijn vervanger, doorslaggevend. Als de voorzitter of de leden van de raad van bestuur betrokken partij zijn in een beslissing of geschil, dienen zij zich van de stemming te onthouden.
De Raad van Bestuur kan gebruik maken van de vergaderlokalen van het Kuurns Gemeentehuis.
De vergaderingen gaan door op de derde maandag van de maanden april, juni, augustus, oktober en december, telkens om 12u15. In februari gaat de Raad van Bestuur door op de derde maandag om 17u00, voorafgaand aan de algemene vergadering.
6 Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering vergadert minimum 1 maal per jaar. Alle leden worden uitgenodigd op deze Algemene Vergadering. Deze vergadering zal ieder jaar plaatsvinden op de eerste woensdag van februari om 18u30. De plaats wordt bekendgemaakt in de uitnodiging.
7 Lidmaatschap
De financiering van de vzw gebeurt dankzij lidmaatschapsbijdragen.
De Raad van Bestuur legt het bedrag van het lidgeld jaarlijks vast. Het bedrag wordt bepaald door het totale aantal (inclusief dochterondernemingen) medewerkers die worden tewerkgesteld op het adres op het Bedrijvenpark Kortrijk-Noord.
Tot nader bericht wordt er nog geen lidgeld gevraagd. De Raad van Bestuur doet een voorstel aan de algemene vergadering van zodra de noodzaak zich opdringt.
Bedrijven die zich aanbieden als lid, maar die gelegen zijn buiten het werkgebied zoals bepaald in de statuten, worden na gunstig advies door de Raad van Bestuur aanvaard als ‘partner’. Partners die hun activiteit verhuizen naar het werkgebied van de vzw worden de facto lid’.Partners hebben geen stemrecht binnen de vzw, maar worden wel betrokken in de werking. Hun lidmaatschapsbijdrage verschilt van die van de leden. Net zoals het bedrag van het jaarlijks lidgeld zal het bedrag van het ‘partnership’ jaarlijks opnieuw worden vastgelegd door de Algemene Vergadering op voorstel van de Raad van Bestuur.
8 Aansprakelijkheid van de bestuurders
“De bestuurders zijn niet persoonlijk verbonden met de verbintenissen van de VZW. Tegenover de vzw en derden is hun verantwoordelijkheid beperkt tot de vervulling van de hun gegeven opdracht overeenkomstig het gemeenrecht, het bepaalde in de wet en in de statuten en zijn ze aansprakelijk voor de tekortkomingen in hun bestuur.”
9 Verzekering
In het belang van de leden en van de goede werking van de vzw Bedrijvenpark Kortrijk-Noord wordt een verzekeringscontract afgesloten voor bestuurdersaansprakelijkheid. Dit contract werd onderschreven bij AXA.
10 Klachtenprocedure
Een klacht is een ernstige ontevredenheid van een lid over een aspect van de werking van de vzw Bedrijvenpark Kortrijk-Noord, hetzij inhoudelijk, hetzij organisatorisch. Elke klacht wordt besproken op de eerstvolgende Raad van Bestuur. Indien de klacht ontvankelijk kan worden verklaard, wordt het lid die de klacht indiende hiervan binnen de week na de vergadering van de Raad van Bestuur op de hoogte gebracht.
11 Wijziging huishoudelijk reglement
Wijzigingen aan het huishoudelijk reglement kunnen door de Raad van Bestuur te allen tijde worden opgesteld, doch dienen ter bekrachtiging te worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering. De vzw Bedrijvenpark Kortrijk-Noord verbindt zich ertoe de meest recente versie op de website bekend te maken. (www.kortrijk-noord.be)